Base de connaissances ou base de données
déc 8th, 2008 by Marc Lenot
La récente discussion à l’Atelier avec André Gunthert sur la difficulté de partager les résultats de la recherche de manière transdisciplinaire, concluait que, se heurtant aux limites institutionnelles, on en est réduit aux rencontres individuelles. Certes, un blog comme ARHV est un premier pas vers une meilleure socialisation de la recherche, disait André Gunthert, mais nous manquons cruellement d’outils pour mettre en commun nos résultats.
Dans la mesure où une expérience venant d’un autre univers peut non pas être transposée, mais aider à réfléchir, je voudrais vous faire partager une expérience que j’ai menée dans une vie antérieure.
J’étais alors associé d’un grand cabinet mondial de conseil. Chaque associé fonctionnait un peu comme une PME à lui tout seul, était responsable de ses activités, mais devait se conformer à des règles et politiques générales modérément contraignantes. Chaque associé menait ses missions seul, et, ce faisant, générait une information et une expérience. Une partie de cette information était partagée avec tous les autres associés via une base de données (d’abord des bases locales mais interconnectées, puis une seule base mondiale), qui devait être alimentée selon des normes très précises. On capturait ainsi la partie la plus factuelle de l’information, elle était mise en commun et chacun pouvait y avoir accès et l’utiliser, selon des normes de réutilisation bien définies.
Par contre, le plus intéressant, c’est-à-dire ce qui n’était pas aisément codifiable, les leçons apprises, l’expérience générée lors d’une mission au-delà des simples données brutes, restait dans la tête, ou au mieux dans le disque dur ou le tiroir de l’associé en question et n’était pas mis en commun.
La mission qui m’a alors été confiée (et qui s’inscrivait dans une politique de plus forte intégration de la firme, se traduisant également par des mesures organisationnelles et financières) consistait à bâtir une base de connaissances (‘knowledge management’) en plus de la base de données (‘database’) existante, qu’il fallait par ailleurs en même temps améliorer.
L’obstacle principal à cet échange d’information sur l’expérience acquise n’était pas la réticence des associés à partager, mais leur incapacité à le faire, faute d’outils appropriés pour formaliser et décrire de telles expériences ‘molles’. Autant il leur était facile de renseigner la base de données avec des faits précis, autant ils ne savaient guère comment témoigner de leur expérience, si ce n’est en répondant aux questions d’un collègue curieux, ce qui ne pouvait se faire qu’au coup par coup. Nul ne savait comment, pro-activement, formaliser cet échange et en faire profiter tous les associés (à l’époque une centaine, entre Europe, Asie et Amériques). Je réalisais ainsi que les associés étaient beaucoup plus prêts à partager que je ne l’avais cru au début, mais que répondre aux demandes en s’en tenant aux contacts individuels prenait trop de temps, était de qualité inégale et devenait donc contre-productif.
Il fallait mettre en place un système léger, efficace et acceptable.
L’essentiel de mon travail, une fois ce diagnostic fait, a été d’abord de recenser et définir les éléments qui pouvaient être échangés utilement (dans l’expérience d’une mission, quelles sont les leçons réutilisables ailleurs), puis de trouver un dénominateur commun convenant à tous (qu’est-il réaliste de vouloir partager), et enfin de définir comment ces éléments pouvaient être capturés de manière simple (questionnaire de fin de mission).
Une fois cela fait, définir les procédures et convaincre les associés de contribuer a été relativement simple. J’ai soigneusement évité de mettre en place un mécanisme institutionnel central ; j’ai préféré une approche ‘grassroots’, dont l’autorégulation venait d’une évaluation annuelle entre pairs et non d’une directive venue du sommet.
Si cette expérience dans un autre univers peut être pertinente pour la recherche, c’est peut-être par la compréhension que la bonne volonté et les simples contacts individuels ne suffisent pas (et, au final, dévorent plus d’énergie), mais qu’il n’est pas besoin de mécanismes institutionnels lourds. Par contre, une formalisation des paramètres rendant compte de l’expérience acquise selon des termes communs à tous est un préalable à un échange fructueux de ces expériences. Même si les paramètres et l’environnement sont fort différents entre recherche et conseil, j’espère toutefois que ces quelques idées pourront aider à progresser dans cette réflexion sur le partage.
